Dropbox – Definition, Funktionsweisen und Vorteile

Was bedeutet Dropbox für den Nutzer?

Dropbox ist ein Datenspeicher. Als Filehosting Dienst wurde der Dropbox-Datenspeicher im Jahr 2007 auf dem Markt eingeführt. Der Anbieter ermöglicht es Ihnen alle Ihre Daten – Fotos, Videos und Texte – in einem

Onlinedatenspeicher abzulegen und dauerhaft zu speichern.

Wie funktioniert die Dropbox?

Der Onlinespeicher ist mit vielen nützlichen Features und Funktionsweisen ausgestattet. Hierunter fallen z. B. die folgenden Funktionen:

• Daten, die Sie in der Dropbox gespeichert haben, können Sie problemlos wieder herstellen, wenn Sie diese unbeabsichtigt gelöscht haben. Das System bietet Ihnen einen detaillierten Versionsverlauf, aus dem sich ablesen lässt, wann Sie welche Aktion ausgeführt haben.
• Der Team-Ordner-Manager gibt Ihnen Einblicke in alle Ordner eines Teams. Mit Unterstützung dieses Tools können Sie die Arbeiten und Ergebnisse anderer Kollegen kontrollieren, obwohl Sie hunderte Kilometer von ihnen entfernt sind.
• Dropbox-Paper ermöglicht Ihnen und Ihrem Team eine strukturierte und zielgerichtete Zusammenarbeit.
• Nutzen Sie die Smart Sync-Funktion können Sie von überall auf Bilder, Videos und andere Dateien zugreifen, die Sie in dem Online-Speicher abgelegt haben. Ihr heimischer Festplattenspeicher wird durch diese Vorgehensweise nur minimal beansprucht.
• Zum Inhalt des Onlinespeichers gehört auch ein Analyse-Dashboard. Dieses ermöglicht Ihnen alle Aktivitäten Ihres Teams im Blick zu halten und einzuschreiten, wenn Sie es für erforderlich halten.
• Daten, die nicht mehr benötigt werden, können Sie mit der Remote-Funktion sicher löschen. So schützen Sie sich davor, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen.
• Sie können den Onlinespeicher auch als Werbeträger für Ihr Unternehmen nutzen. Dies ist möglich, wenn Sie freigegebene Daten – zum Beispiel das Angebot an einen Kunden – mit Ihrem Logo oder Firmennamen versehen.
• Der Online-Speicher bietet Ihnen die Möglichkeit, auf über 300.000 verknüpfte Apps zuzugreifen und diese für Ihr Unternehmen oder Ihren privaten Bereich zu nutzen.

Diese Dropbox-Tarife gibt es?

Den Online-Speicher können Sie in drei verschiedenen Tarifen nutzen. Im Standard-Tarif können Sie Ihre

Daten bis zu einer Größe von 5.000 GB online ablegen und verwalten. Außerdem können Sie mehrere Tools nutzen, die eine Zusammenarbeit mit anderen Nutzern möglich macht.

Im Tarif Advanced stellt Ihnen der Anbieter genauso viel Speicherplatz auf der Online-Festplatte zur Verfügung, wie Sie und Ihr Team benötigen. Ein umfangsreiches Angebot an Kontroll– und Sicherheitsfeatures rundet den Service ab.

Im Enterprise-Tarif profitieren Sie von individuellen Lösungen und einem persönlichen Support. Dieser unterstützt den Admis Ihres Teams – unabhängig von dessen Größe.

Welche Vorteile bringt die Dropbox einem Nutzer?

• Ein Arbeitsalltag lässt sich leichter überwinden, weil Sie zwischen den einzelnen Tools weniger wechseln müssen. Einzelne Fotos oder Dateien können direkt in der Box erstellt, bearbeitet und mit den Kollegen geteilt werden. Auf diese Weise verfügen alle Mitarbeiter schneller über die benötigten Informationen.
• Der Online-Speicher ist vergleichbar mit einer Festplatte. Der Unterschied zu herkömmlichen Festplatten besteht darin, dass sich diese Festplatte nicht auf Ihrem Laptop befindet, sondern im Internet. Ob zu Hause, in der Bahn unterwegs oder bei einem Spaziergang im Park. Auf Ihre Daten aus dem Online-Speicher haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff.
• Mittels eines Laptops, eines Smartphones oder eines Tablets ist die Zusammenarbeit – unabhängig davon, wo sich die einzelnen Teilnehmer befinden – immer und überall möglich. Hierdurch ersparen Sie sich Zeit und Kosten.
• Dropbox bietet Ihnen auch einen neuen Weg, um mit anderen Nutzern leichter ins Gespräch zu kommen. Mit Unterstützung der beiden Kommunikationstools Slack und Zoom können Sie sich direkt über das System mit Ihren Kollegen unterhalten und neue Informationen direkt austauschen.
• Mittels der Transferfunktion können Sie auch größere Dateien sicher über das Internet versenden. Für die hier verwendeten Passwörter können Sie eine individuelle Gültigkeitsdauer festlegen. Dies bedeutet, dass die Passwörter nach dem Ende der Gültigkeitsdauer neu vergeben werden müssen.

Ist der Online-Datenspeicher sicher?

Haben Sie Fotos oder sensible Daten in der Dropbox gespeichert, können Sie diese vor einem unbefugten Zugriff mit einem Passwort sichern. Innerhalb des Datenspeichers werden die Daten aber in unverschlüsselter Form aufbewahrt. Konkret bedeutet dies, dass jemand auf die Daten zugreifen, sie verändern oder sogar löschen kann, wenn er im Besitz dieses Passworts ist. Möchten Sie absolut sichergehen, dass Ihre Daten auch innerhalb des

Speichers geschützt sind, benutzen Sie ein Zusatzprogramm, wie z. B. Boxcrytor. Diese Programme unterstützen eine Verschlüsselung der Daten, deren Schlüssellänge 256 Bits nicht überschreitet. Lesen Sie hier alles zu Boxcrytor.

Fazit