Onboarding umfasst alle Maßnahmen zur Integration von neuen Mitarbeitern in ein Unternehmen. Wörtlich steht onboarding für das an Bord kommen, wobei man die Firma also als Schiff ansieht. In der Personalentwicklung steht die Phase des Onboardings für die Periode von der Einstellung bis zum Ende der Probezeit. Das Ende wird aber oft auch flexibler gesehen und darauf abgestimmt, wie lange eine solche Integration tatsächlich dauert. Je nach Unternehmen wird das kaum einheitlich sein.
Inhalt
Ausgangspunkt
Um eine Position zu füllen, sucht ein Unternehmen einen Bewerber nach Qualifikation und Erfahrung aus. Es liegt dann nahe, den weiteren Prozess als Selbstläufer zu sehen, da man die Bereitschaft des Neuen zur Ausübung seiner Funktion als selbstverständlich betrachtet. Dasselbe gilt für die Fähigkeit der Arbeitsgruppe, einen von ihr ausgesuchten Mitarbeiter zu integrieren.
Warum wird Onboarding professionalisiert?
Der Fachkräftemangel bringt es mit sich, dass das Interesse von Unternehmen an einer erfolgreichen Eingliederung eines neuen Mitarbeiters gestiegen ist. Dazu wird immer mehr klar, dass die Erwartungen eines Neuen und seine ersten Erfahrungen
Eigeninitiative ist gefragt!
im Unternehmen einen starken Kontrast bilden können Nachdem Routinetätigkeiten immer mehr von Maschinen übernommen werden und Mitarbeiter nur die kreativeren Prozesse betreuen, ist ein Unternehmen stärker von der Initiative seiner Mitarbeiter abhängig. Diese ist nur zu erwarten, wenn dieser Mitarbeiter vom Unternehmen überzeugt und im besten Fall sogar begeistert ist.
Beispiele für längere Traditionen von Onboarding
Besonders in großen Unternehmen in Japan und Korea gibt es eine systematische Eingliederung der Neuzugänge schon lange. Das ist auch nachvollziehbar, denn je größer eine Organisation ist, umso aufwendiger ist die Abstimmung der Mitglieder untereinander. In Korea wird dieser Aufnahmeprozess mit einem eigenen Ausdruck bezeichnet, der sich im Englischen am ehesten mit „Membership Training“ übersetzen lässt.
Was macht ein gutes Onboarding aus?
Das ganze Ablauf dreht sich um die Phasen der Eingliederung eines Neuzugangs. Dabei lassen sich drei Stufen unterscheiden.
Vorbereitung
Der neue Mitarbeiter ist also ausgesucht und hat den Vertrag unterschrieben. Jetzt beginnt die erste Phase des Onboardings. Schon mit dem Vertragsabschluss sollten erste Details wie die notwendigen Arbeitsmittel geklärt werden, was auch im Interesse des Unternehmens ist. Die Erwartungen des neuen Mitarbeiters sollten die Verantwortlichen aufnehmen und behandeln, besonders wenn sie sich in bestimmten Punkten als unrealistisch herausstellen sollten. Die Erwartungen des Unternehmens sollte der neue Zugang klar erkennen können. Auch, wenn diese Punkte mit dem Vertragsabschluss schon geklärt sind, sollte bis zum ersten Arbeitstag die Verbindung aufrecht bleiben. Das kann das Zuschicken von Informationsmaterial bedeuten oder auch nur die Nachfrage, ob weitere Hilfe und Information nützlich wären.
Orientierung
Diese Phase umfasst in etwa die ersten drei Monate im Unternehmen. Genau wie bei der Begegnung von Menschen zählt auch
Wie macht sich der neue Mitarbeiter?
hier der erste Eindruck. Hat ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter angestellt, herrscht vielleicht die Ansicht vor, man habe diesen ersten Eindruck positiv hinter sich gebracht. Das stimmt aber nicht, denn dieser steht am ersten Arbeitstag bevor. Der Arbeitsplatz muss funktionstüchtig sein, sonst bekommt der neue Mitarbeiter den Eindruck, seine Leistung werde gar nicht wirklich gebraucht. Darüber hinaus vermittelt das Unternehmen so keinen positiven Eindruck der eigenen Fähigkeiten, wenn nicht einmal solche Dinge tadellos funktionieren.
Eine besonders gute Idee ist es, auch die Business Card schon bereitzuhalten und an den neuen Mitarbeiter zu übergeben. Sollte ein neuer Mitarbeiter einen Mentor in der Firma haben? Gerade in größeren Organisationen dürfte sich das gut ausnehmen. Darüber hinaus sollte der neue Mitarbeiter genug Gelegenheit bekommen, mit dem Vorgesetzten und den Kollegen genug Zeit zu verbringen und zwar in einer Atmosphäre, in der offene Kommunikation möglich ist. Der Neue muss die Unternehmenskultur kennenlernen und sollte sich im Idealfall damit zu identifizieren lernen.
Integration
Mit weiteren Monaten wird das Onboarding bis zur vollen Integration zum Abschluss kommen. Folgende Fragen stehen dabei im Vordergrund:
- Ist der neue Mitarbeiter am richtigen Platz, wo er weder über- noch unterfordert ist?
- Hat die Eingliederung in sein Team funktioniert?
- Identifiziert sich der neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen? Wenn nein, warum nicht?
Ganz allgemein ist es während des ganzen Prozesses der Eingliederung zentral, die Kommunikationskanäle offen zu halten. Nicht einmal angesprochene Probleme kann man auch nicht lösen. Neben persönlichen Gesprächen sind Fragebogen und andere systematische Tools für Feedback eine gute Idee, besonders in größeren Organisationen.
Was passiert bei schlechtem Onboarding?
Onboarding kann nicht nur positiv sein.
Manche verfügbaren Zahlen deuten darauf hin, dass 15% aller irgendwo neu angestellten Mitarbeiter schon am ersten Tag an eine Kündigung denken. Etwa ein Drittel tritt während der Probezeit tatsächlich wieder aus dem Unternehmen aus. Auch, wenn der Mitarbeiter seine Stelle behält, muss das Onboarding nicht erfolgreich gewesen sein. Man spricht dann von einer inneren Kündigung, die mit mangelnder Motivation und sicher nicht mit einer Identifikation mit dem Unternehmen einhergeht. Solche Mitarbeiter sind für ein Unternehmen kein Asset.
Mit welchen Maßnahmen ist eine Verbesserung möglich?
Man sollte sich darüber klar sein, dass eine erfolgreiche Einarbeitung zwischen acht und zwölf Monaten dauern wird. Größere Firmen sollten das Onboarding systematisch gestalten, auch um zu verhindern, dass sie das Rad immer wieder neu erfinden müssen. Ablaufpläne, Tutorials und Videos bieten sich hier an. Besonders interessant dürfte das Sammeln von Fragen sein, die neue Mitarbeiter immer wieder stellen. Den nächsten neu Aufgenommenen kann man diese Fragen dann sofort beantworten.
